Je bedrijf automatiseren, 5 tips en tools

Je bedrijf laten automatiseren - tips - Online VA
Inge Dekker

Geschreven door Inge

2 december 2023

Wil jij je bedrijf slimmer inrichten en gaan automatiseren zodat je meer tijd kunt besparen én meer geld kunt verdienen? Lees in deze blog 5 concrete tips én tools die jouw werk aanzienlijk gaan verlichten én je bedrijf laten groeien.

Waarom je bedrijf automatiseren?

Het automatiseren van bedrijfsprocessen zorgt voor meer ruimte in je agenda waardoor jij je kunt concentreren op wat écht belangrijk is: de groei van je bedrijf. Daarnaast bespaar je kosten én kun je je omzet verhogen terwijl je daar niet harder voor hoeft te werken. De juiste tools en systemen zorgen ervoor dat jouw bedrijf op de achtergrond door blijft draaien wanneer jij, bij wijze van, op vakantie bent.

Als je slim te werk wil gaan, ga dan aan de slag met meerdere (passieve) verdienmodellen en zorg ervoor dat deze gekoppeld zijn aan de juiste systemen zodat je er geen omkijken naar hebt. Wil je meer weten over welke verdienmodellen jij zou kunnen toevoegen aan je bedrijf voor passief inkomen? Lees dan deze blogs: Digitale producten verkopen & 10 ideeën en tips om passief geld te verdienen.

De juiste tools en systemen zorgen ervoor dat jouw bedrijf op de achtergrond door blijft draaien terwijl jij op vakantie bent. Ook kun je gemakkelijk een passieve inkomstenstroom opzetten en dit laten automatiseren.

Tip 1: Afspraken in laten plannen én opvolgen met Calendly

Je bedrijf automatiseren kan al met kleine simpele aanpassingen. Laten we beginnen met jouw agenda, want we weten allemaal: tijd is geld. ;-).

Laat jouw klanten zelf afspraken in jouw agenda plannen, zonder dat jij daar iets voor hoeft te doen. Met Calendly is dit mogelijk! Calendly is een online afsprakensysteem die ook geïntegreerd kan worden met jouw (Outlook of Google) agenda.

Hoe werkt het?

Je maakt een afspraaktype aan (bijvoorbeeld: kennismaking) en je zet de informatie erbij die nodig is. Heb je vooraf de kennismaking iets meer informatie over iemand nodig? Dan kun je gebruik maken van de handige tools zoals het toevoegen van een vragenlijst. Zodra je de afspraak aangemaakt hebt ga je invullen op welke dagen en tijden er afspraken kunnen worden ingepland. Je kunt Calendly koppelen met jouw agenda, dus zodra iemand een afspraak heeft ingepland, ontvang jij hier een melding van in je inbox én wordt de afspraak automatisch in je agenda gezet. Handig toch? Ook de lead/klant krijgt uiteraard een bevestiging per mail, ook wordt de afspraak in zijn/haar agenda gezet.

Je kunt Calendly voor van alles gebruiken zoals:

  • een kennismakingsgesprek,
  • een strategiesessie
  • een follow-up gesprek etc.

Daarnaast kan Calendly ook worden gekoppeld met bijvoorbeeld Zoom of Teams. Zodra je dit gekoppeld hebt dan wordt er automatisch een zoom/teams-link aangemaakt en verstuurd in de bevestiging. Deze komt dan ook automatisch in jouw agenda en die van de klant te staan. Daarnaast kun je de bevestigingsmail en eventuele reminder-emails aanpassen.

Een koppeling met e-mailmarketing software Mailblue/Activecampaign is ook mogelijk. Op deze manier worden de leads direct in een lijst of automatisering gezet (afhankelijk van hoe jij het ingesteld hebt) en kunnen worden opgevolgd met je eigen persoonlijke e-mails.

Wil je Calendly eens proberen? Dat kan, je maakt eenvoudig een gratis account aan.

Bedrijf automatiseren Calendly

Tip 2: Automatiseer je e-mails met Mailblue

Als je je bedrijf wilt automatiseren dan kan e-mail marketing echt niet ontbreken.

Wil je je onderneming opschalen en op een gemakkelijke manier leads verzamelen? Dan is het van belang dat je aan de slag gaat met e-mailmarketing. Met e-mailmarketing verstuur je geautomatiseerde e-mails (bijvoorbeeld na het aanschaffen van een product of na het aanvragen van jouw gratis weggever), die ervoor zorgen dat jouw leads/klanten automatisch worden opgevolgd. Je hoeft dus alleen maar eenmalig een e-mailreeks te maken en vervolgens doet het systeem het werk.

Ik werk zelf graag met Mailblue. Dit is de Nederlandse variant van ActiveCampaign, dus ook met Nederlandse support. Mailblue biedt niet alleen automatiseringsmogelijkheden, maar je kunt hiermee ook gepersonaliseerde en gerichte e-mailcampagnes versturen. Segmentatie, automatische follow-ups en gedetailleerde analyses: alles wat je nodig hebt voor een effectieve e-mailstrategie.

Hoe werkt het?

Stel jij verkoopt een digitaal product, zoals een e-book. Na aanschaf krijgt de klant direct een e-mail met daarin het digitale product. (Mailblue is heel gemakkelijk te koppelen aan bijvoorbeeld Woocommerce, Mollie, Kennis.shop, Plug&Pay etc.) Vervolgens wordt er na 2 dagen een e-mail gestuurd wat ze van jouw product vonden en na 3 dagen bijvoorbeeld weer een mail met daarin meer informatie over jou en je diensten. Deze e-mailreeks hoef je dus eenmalig te schrijven. Ook kun je de leads automatisch in een lijst zetten om ze op een later moment nogmaals te mailen over jouw aanbod.

Work smarter, not harder!

Daarnaast kun je met Mailblue ook campagnes(nieuwsbrieven) opstellen en inplannen en leads segmenteren. Met segmenteren bedoelen we: iemand een soort ‘label’ geven. Een voorbeeld: iemand vraagt 1 van jouw weggevers aan en jij wilt graag weten welke weggever diegene heeft aangevraagd. Dan geven we deze persoon automatisch een tag mee (bijvoorbeeld *naam weggever*, zodat je altijd kunt achterhalen wie welke weggever heeft aangevraagd en welke weggevers het populairst zijn.

Lees hier een uitgebreide handleiding over het starten met e-mail marketing/Mailblue.

Automatisch opvolgen van leads en klanten

Met Mailblue kun je je leads en klanten heel gemakkelijk opvolgen. Hebben ze bijvoorbeeld aan het einde van de funnel jouw product gekocht? Laat automatisch een bedankmail sturen en ze uit de ‘leads’ lijst halen. Hebben ze jouw product nog niet gekocht? Dan kun je deze mensen dus andere e-mails sturen dan de mensen die wél jouw product hebben gekocht. Op deze manier verstuur je eenvoudig relevante en persoonlijke e-mails, wat de conversie en klantrelatie bevordert.

Hoe kun je meten of iemand jouw product wel of niet heeft gekocht? Dit doe je dus door jouw leads te segmenteren met tags. Wil je hier mee over weten?

Ga direct aan de slag met mijn minicursus e-mail marketing!

E mail marketing cursus

Wil jij starten met e-mail marketing maar zie je door de bomen het bos niet meer?

Ik begrijp dat technische dingen soms een beetje lastig kunnen zijn maar maak je geen zorgen, in de minicursus email marketing ga ik je stap voor stap door het proces leiden. In deze cursus leg ik jou door middel van korte video’s uit hoe je start met e-mailmarketing/Mailblue. Inmiddels zijn al meer dan 100 ondernemers ingestapt!

In slechts enkele modules leer jij, in je eigen tijd en op je eigen tempo via de online leeromgeving, hoe je:

  • Jouw MailBlue account inricht
  • Het verschil tussen een automatisering en een campagne
  • Hoe je met lijsten en tags werkt
  • Een weggever maakt
  • Hoe je een automatisering/sales funnel maakt
  • Hoe je een inschrijfformulier maakt en integreert op jouw WordPress website. (+ Phoenix, Wix, Squarespace website)

Ik beloof jou dat je slechts enkele uurtjes nodig hebt om jouw bedrijf (en/of die van je klanten) next level te tillen. Héél veel waarde dus voor een hele kleine investering. (€49). Geen ellenlange cursus, maar een mini cursus zodat je in een korte tijd grote stappen zet. BONUS: 1 jaar lang gratis MailBlue + The Ultimate Leadmagnet Guide én unieke kortingen (50%) op relevante programma’s en een lifetime licentie van Kennis.Shop! Klik hier om mee te doen!

Tip 3: Regel automatisch de betalingen met Plug&Pay of Kennisshop

Plug&Pay en Kennis.shop zijn allebei betaalsystemen die ondernemers helpen bij het automatiseren van betalingen en het beheren van digitale producten. In de basis zijn ze hetzelfde: ze zorgen voor een automatische cashflow én opvolging van je klanten. Dus met andere woorden: Geld verdienen terwijl jij op het strand ligt.

Beide tools kunnen gemakkelijk geïntegreerd worden met populaire tools en platforms zoals Maiblue, Mailchimp, Zapier, Google Analytics en meer. Hierdoor kun je naadloos gegevens delen tussen verschillende systemen en processen nog verder automatiseren.

Wat is het verschil tussen beide? En wat kun je er allemaal mee? Ik heb hier een uitgebreide blog over geschreven. Je leest over de opties en de voor én nadelen van beide betaalsystemen. Echter kan ik je nu al verklappen dat Kennis.shop voor mij de echte winnaar is, én ik mag jou een lifetime licentie van Kennis.shop aanbieden met 50% korting! Je bespaart hiermee €700! Lees meer!

Tip 4. Plan je sociale media content

Een consistente aanwezigheid op sociale media is voor elke ondernemer essentieel. Heb jij meestal tijd te kort voor dit soort taken? Of geen zin om elke dag zichtbaar te zijn? Ook dit kun je automatiseren!

Met tools zoals Buffer, Meta Business Suite en SmarterQueue kun je je social media content vooraf inplannen. Bespaar tijd en blijf toch actief op al je kanalen! 😉

Tip 5: Huddle: Bundel je kennis in een cursus.

Wil je je bedrijf slimmer inrichten? Zorg dan voor een leeromgeving! Bundel jouw kennis en expertise in een training en verkoop deze. (hallo extra inkomsten!) Ik heb mijn training in Learndash gemaakt maar dit is niet voor iedereen weggelegd. In Learndash moet je namelijk alles zelf ‘bouwen’. Van het inlogscherm tot de academie. Het voordeel van Huddle is dat het gehele systeem al staat. Je hoeft alleen maar jouw account in te stellen en je video’s te uploaden! Huddle kun je eenvoudig aan andere andere tools koppelen en automatisch inloggegevens laten versturen.

Onlangs was ik aan het shoppen en ontving ik een e-mail vanuit mijn betaalsysteem dat er iemand mijn cursus had gekocht, hoe fijn is dit? Ik heb het systeem dus slechts maar 1 keer op hoeven zetten waardoor ik er nu geen omkijken meer naar heb want alles is geautomatiseerd.

Wist je dat je Huddle 14 dagen gratis kunt proberen?

Good to know:
Huddle is eenvoudig te koppelen aan Mailblue en Kennis.shop. Je kunt dus het gehele proces, van aankoop tot inloggegevens/bedankmail, automatiseren. Making money while you’re sleeping! 🙂

Bedrijf automatiseren Huddle-leeromgeving

Extra tip: Zapier

Zapier is een online tool waarmee diverse systemen met elkaar gekoppeld kunnen worden. Hierdoor worden werkzaamheden die eerst handmatig uitgevoerd moesten worden geautomatiseerd. Zapier werkt door middel van ‘zaps’. Een zap staat voor een handeling dat automatisch wordt uitgevoerd.

Elke zap bevat ‘triggers’ en ‘actions’. Een trigger is een gebeurtenis die de zap activeert. Denk bijvoorbeeld aan iemand die een Google formulier heeft ingevuld. Afhankelijk van je ingestelde koppeling zorgt Zapier er dan bijvoorbeeld voor dat jouw e-mailsoftware een mail stuurt en/of automatisch een map op Google Drive wordt aangemaakt of wordt toegevoegd aan een Trello-bord. Handig hé?

Lees meer over Zapier en maak een gratis account aan.

WebinarGeek

Geef jij regelmatig webinars? Via WebinarGeek kun je jouw webinars laten automatiseren door ze ‘on demand’ aan te bieden. Je kunt ook meten wie jouw webinar wel/niet heeft gevolgd, en deze mensen opvolgen door middel van gerichte/persoonlijke e-mails. Ook kun je automatisch een reply laten versturen.

Laat je bedrijf voor jou werken, in plaats van andersom

Wil jij beginnen met het automatiseren van je bedrijf?

  • Begin dan met de basis (zoals e-mailmarketing en Calendly) en schaal op naarmate je comfortabeler wordt met de tools.
  • Test regelmatig en optimaliseer je automatiseringen. Wat werkt wel en wat werkt niet?
  • Zorg ervoor dat je op de hoogte blijft van updates en nieuwe functies van de gebruikte tools.
  • Wat wil je bereiken? Stel duidelijke doelen voor automatisering in lijn met je bedrijfsstrategie.
  • Last but not least: Zorg dat het persoonlijk blijft. Nu steeds meer bedrijfsprocessen worden geautomatiseerd en AI zijn intrede heeft gedaan in de wereld, verlangen steeds meer mensen naar persoonlijk contact. Richt je bedrijf dus slim in, maar zorg er ook voor dat je klanten zich gezien voelen .

Met de juiste tools en strategieën kun je dus niet alleen tijd besparen, maar ook je bedrijf flink opschalen. Heb je hier hulp bij nodig? Neem dan zeker even contact op, óf lees de reviews van mijn klanten waarvan hun omzet is verdubbeld sinds het automatiseren van processen.

Wellicht vind je dit ook interessant:

Verkopen op Etsy, mijn ervaring en tips!

Verkopen op Etsy, mijn ervaring en tips!

Als je mij een beetje kent dan weet je dat ik vaak zeg dat het verstandig is om meerdere verdienmodellen te implementeren in je business. Etsy is hier een uitstekend platform voor. Want wat je ook verkoopt, digitale of fysieke producten, het kan allebei. Wil jij...

Lees meer